「表面上の料金だけで選ばなくてよかった。今は本質的な仕事に集中できる」──『土屋鞄のランドセル』など全国展開の・・・

「表面上の料金だけで選ばなくてよかった。今は本質的な仕事に集中できる」──『土屋鞄のランドセル』など全国展開の多店舗事業ハリズリーに聞くメリービズの導入メリット

ランドセル製造から始まり、60年の歴史を持つ株式会社土屋鞄製造所は、ホールディングス組織となっている。他に『BIZOUX』『BRILLIANCE+』のブランドでジュエリーを製造販売するドリームフィールズ、江戸切子などを扱うガラスの器と工芸の専門店『TSUCHI-YA』の株式会社一創など、様々なものづくりを行う企業の集まりが株式会社ハリズリーだ。

「温故創新で、つかい手も、つくり手も、豊かにする。」というミッションを掲げ、現在では国内外に店舗を展開。オンラインでの販売やWebメディアも強化する中、従業員数は900名以上の規模に成長している。

経理部門においても、社員らが責任を持って業務に取り組んできた。経理担当の関亜由美氏は現場主義の姿勢で、全国の店長が集まる場に参加するなどして、経理業務を身近に感じてもらえるように他部署の従業員と接することを大切にしている。「自分の顔を覚えてもらえるようなコミュニケーションを心がけています。経費申請のルールを浸透させたいという目的もありますが、一度でも会って話すと、ちょっとした質問もしてもらいやすくなるので」と話す。

しかし全国規模に拡大した組織では、経理業務は増加の一途。「体制面でリソースが足りず、孤独感を感じたりしたこともありました」と関氏は振り返る。

アウトソースサービスを検討し始めた当初は、とにかく費用を抑えたほうが良いのでは、と思う気持ちが先行していたという。けれど上長と協議するなかで、サービス料金以外の視点が見えてきた。

ものづくりに関わる道具や書籍が整然とディスプレイされたハリズリー社のオフィスで丁寧にインタビューに答えてくださった関氏。メリービズ導入に至る決め手や、導入後のサービス体験、その効果について、詳しく伺った。

ひとりひとりのランドセル選びに寄り添うスタッフ
画像提供：株式会社土屋鞄製造所

従業員数900名規模の組織で、経理の体制構築からスタート。責任のプレッシャーや孤独を感じることも

──まず、関さんのキャリアについて聞かせてください。ずっと経理のお仕事をされていたのでしょうか？

いえ、前職は小売業で店舗開発をしていました。とても楽しかったのですが、店舗開発は出張も多いので出産を機にキャリアチェンジしようと思いまして。育休中に簿記の資格を取り、経理の道に進みました。

最初はハリズリーホールディングス内のドリームフィールズという100名規模の会社に転職し、一から経理を覚えていきました。ただ、それから間もなくしてハリズリーに異動となり、900名規模の経理業務を担当することになったんです。経験が浅い自分がやりきれるのか…とすごく不安でした。

──従業員数にして9倍とは大きな変化ですね。当時感じていた、経理における課題はどのようなものでしたか？

体制面ですね。人手不足で、経費精算の承認業務がほぼ一人だったことなどでしょうか。加えて、個人的には孤独感も感じていまして。経理業務は一人でおこなう業務も多く、経費の判断や承認の責任もあるので、重圧も感じていました。

──大変だったのですね。そんな当時、経理業務のマニュアル作成も関さんが取り組まれたと聞きました。

業務負荷が高いことは上長もわかってくれていたので、アウトソースできるサービスを探そうという話は早くから出ていました。しかしアウトソースするにしても、経費精算のルールや承認のポイント、差し戻しのケースなど、それまで属人化していた内容を言語化し、体系的にまとめなくてはならないと考えていたので、マニュアル作成に取り組みました。マニュアルが9割ぐらいできた段階でアウトソース先を探したという流れです。

ただ、メリービズさんってマニュアルがなくても業務をご依頼できるんですよね。サービス導入時に聞いて驚きました（笑）。一方、マニュアルを作成する過程で業務について深く知ることができたり、第三者に分かりやすく伝える難しさを実感できたことは良かったですね。その背景もあってか、メリービズさんとの引き継ぎは滞りなく進みました。

インタビュー中、終始笑顔を絶やさない関氏

全国展開の多店舗×繁忙期が明確にある事業だからこそ、正社員雇用ではなくアウトソースが向いている

──社員採用ではなく、なぜアウトソース、経理業務代行サービスにしようと思ったのでしょうか？

土屋鞄製造所のブランドに『土屋鞄のランドセル』と『grirose』があり、ランドセルを扱っているので毎年同じ時期に繁忙期があります。全国で出張販売会があり、その時期には普段店舗に立たない部署からも、多くの従業員が駆り出されます。

そのため、会社として非常に多くの出張経費申請が、特定の時期に集中するんです。このように人手が足りなくなる繁忙期がある一方で、比較的余裕のある時期もあります。対策として、当然採用を考えました。しかし、繁忙期に合わせて正社員を雇うと、コスト面で採算が合わないのでは、という懸念が出てきたんです。

また、経理は一人で黙々と定型業務を繰り返すことも多いので、モチベーション維持が難しい人もいると感じています。そういう意味で正社員採用より経理代行サービスのほうが安定するのではないかと考えました。

──なるほど。いくつかのサービスは比較検討されましたか？

はい、3社ほど比較検討しました。最初は単純に表面上の料金だけで判断していたので、じつはメリービズさん以外が候補に挙がっていたんです。弊社みたいに繁忙期とそうじゃない時期がある事業なら、繁忙期だけ料金が上がって他は抑えられるサービスがいいのではないかと考えていました。

しかし、上長としっかり話し合った結果、本当のコスト効率を考えると別の視点が必要だと気づいたんです。メリービズさんは月額固定制ですが、単純に業務時間で考えるのではなく、アウトプットの質や期日にフォーカスされていることが他と違いました。それに必要なときに必要な分のサービスを提供してもらえるという仕組みでもあり、弊社にピッタリだな、と。

料金の中に業務の引き継ぎも含まれていますし、定期的なミーティングも含まれています。これが上長との話し合いで見つけたメリービズさんの大きなメリットです。

経理業務の立ち上げ段階では質問や手戻りがどうしても多くなるんですよね。そうした場合、業務時間に応じて課金される仕組みでは、一見安価に見えても積み重なるとコストが膨らんでしまいます。さらに、そのたびに発生するコミュニケーションコストも無視できない。いま振り返ると特にその重要性を感じます。

メリービズの、経理スタッフをプロフェッショナルとして考える姿勢が好き

──料金やサービス内容以外に、気になったポイントはありましたか？

じつは私、比較検討しているとき各会社の採用ページもじっくり見たんです。どんな考え方で経理スタッフを採用してるのかなって、調査しました（笑）。そこで、メリービズさんは経理スタッフをプロフェッショナルとして考えてるなーって感じたんです。そこが好きです（笑）

──そんなところまで見られていたんですね（笑）。

経理業務の代行サービスでよく「空いた時間は他の業務も振っていいですよ」というのを見るんです。たしかに経理ができる人なら、他の業務への素養もあると思います。

けれど、私自身が経理ということもあってか、そういうサービスに対して「うーん」って、ちょっと悲しいなって思うところがあるんですよね。経理って専門職のはずなのに。

──なるほど。専門性を重視している企業かどうか、を働き手の視点から見られたのですね。参考までにですが、メリービズでは「三方良し」を合言葉にしています。

やはりそうですか。実際利用していても、メリービズさんは経理スタッフさんを価値あるプロフェッショナルとして見ているのがわかります。

木を基調としたハリズリーのオフィス
画像提供：株式会社土屋鞄製造所

メリービズは孤独感を軽減し「仲間とプロジェクトを遂行する」という楽しさをくれた

──メリービズがサポートに入り、伴走する上で記憶に残るエピソードはありますか？

スタート時、マニュアルをきちんと読み込んで対応してくれたことに、いい意味で衝撃を受けました。社内のメンバーに口頭で伝えていく際も、どうしても伝わりづらい部分や難しい部分があったからです。メリービズの経理スタッフさんはマニュアルを読んで理解してくれた範囲が非常に広かったですね。

また、自分としては伸びしろを感じていたマニュアルだったのですが、そのマニュアルで理解してもらえ、短期間で業務を習得してくださいました。その後もスムーズに運用してくれていて有り難いです。

あと、どの会社にもちょっと特殊な管理方法ってあると思っていて。同じ数字を別々のシートに記入しなくてはいけなかったり。そういうのってプロフェッショナルほど「効率が悪い。こうしたほうがいい」と思うはずなんです。だけど、メリービズの経理スタッフさんは、何でもまず一旦受け止めてくれるんですよ。

「わかりました、一回それでやってみましょう」って。だからこちらは何でも伝えやすいし、相談しやすいです。

そして、業務に慣れてきた段階で「この部分はこうすると効率化できそうです」と提案をくださるんです。私たちの業務の背景や理由を尊重しながらも、改善できる点はプロの視点でアドバイスをくれる。このプロセスによって私は「変えさせられている」という感覚ではなく「一緒に改善していっている」という感覚を持てました。一度受け止めてから改善に進むというアプローチがとても心地良くて。それに、自分より経験が長いプロフェッショナルにいつでも相談できる環境は、本当に心強いですよ。

── 同じ効率化でも、気持ちが伴うプロセスだと長期的に改善の循環が生まれそうですね。他にもメリービズを導入してよかったことはありますか？

ひとりで業務をしていたときに抱えていた孤独感から解放されたことが大きなメリットです。経理は黙々と業務をおこなうので、孤独を感じがちな仕事だと思いますが、メリービズのスタッフさんと一緒に業務に取り組むことで、仲間がいる安心感があります。経理の共通言語を話せる人が増えたことで、こんなにも心が救われるのか、と（笑）。
例えば「毎月複数回Webサイトを訪問してダウンロードしなければならない業務…面倒だけど大切だから省けない」とか。そういう話をわかってもらえるのも、なおかつそういう業務をお願いできるのも、本当に救われています！

あとは新しい制度ができたり、法制度が変わったりした際に専門家の視点からアドバイスをもらえることは大きな利点です。法制度が変わるとどうしても手間のかかる作業というのが発生するのですが、それ自体も1つのプロジェクトを仲間と遂行するような楽しさに変わりました。ひとりだとそうは思えなかったと思います。

日々の業務の感謝をお互いに伝え合う、担当経理スタッフと関氏。

事業貢献となる本質的な仕事に集中できるようになった

──全国展開する多店舗事業ならではの経理の課題はありますか？

全国に店舗があると物量そのものも課題ですし、経理のルールを浸透していくのも難しいと感じます。実際に会って話すことができればまた違うのですが、店舗によっては物理的な距離もあり、なかなか会えないので。

店舗単位、場合によってはそこで働く人単位で独自のルールが浸透してしまうと、ややこしいですね。過去にイレギュラーで対応したやり方を、正しいルールだと認識されてしまい、いわば「お守り」のようにそれを覚えるメンバーもいたり（笑）

例えば、どうしてもイレギュラー対応しなくてはいけない件に対して私が「このやり方でやってください」と伝えたやり方が「正式なやり方」として浸透してしまい、次からその店舗の人はみんなそのやり方で申請が来たり。「周知徹底は嬉しいんだけれど、覚えてもらいたいのはそっちのやり方じゃなくて…」みたいな感じです（笑）

── たしかに店舗ならではの課題ですね。店舗の皆さんでご相談される光景も目に浮かびます。そういった課題はどのように解決しているんですか？

顔を覚えてもらう、認知されることも大切だと考え、オンライン店長会に出席して全社的なルール変更を詳しく説明したり、何かあった時の相談窓口を具体的に案内したりしています。「経費申請のときに何か迷ったら、とにかく申請ツールのここにわかるように詳細を書いてください」のように。

また、相手の立場に立ったコミュニケーションをとることを心がけているんです。例えば、申請の差し戻しの仕方も「はい、差し戻し」だけじゃなく、理由を伝える工夫をしています。

そういう工夫はしていましたが、本質的な解決は全社マニュアルをしっかり作り、誰でもそれを見ればわかるという状態にすることだと思っています。メリービズさんにお願いする前は経理内のマニュアルを作るのが精一杯で、全社向けのものは作るリソースがなかったんです。

──メリービズ導入後、どのような変化がありましたか？

全社向け経費マニュアルの作成だけではなく、FAQ（よくある質問）の細かな更新に時間を割けるようになりました。

経費申請をする従業員が疑問を持ったとき、マニュアルやFAQを見て解決できるようになれば、手戻りも減ると思うんです。手戻りが減るということは承認者である私自身の工数やストレスが減るだけでなく、その従業員の時間も奪わない。つまり、本業に集中できる。この状態にするのが、私は事業貢献となる本質的な仕事だと思っています。

一部の経理業務をメリービズの経理スタッフさんが巻き取ってくれたおかげで、私はその本質的な仕事に集中できるようになりました。もうすぐ繁忙期に入るのですが、全社向けのマニュアルを作りあげて臨むことができたんです。

これからも疑問や不安点は出てくると思うので、従業員にはどんどん質問して来て欲しいです。それによってマニュアルも充実していき、従業員全員が本質的な仕事に集中できる環境が着実にできあがっていくと考えています。

メリービズによって業務負担だけでなく、心理的負担が減り仕事が楽しくなった

── 最後に、メリービズの導入を検討している経理担当者へのアドバイスや、これだ！というおすすめがあればお願いします。

もし過去の私のように「ひとりで何とかしなくちゃ」と思っている担当者さんがいたら「一旦メリービズさんに相談してみたら」とアドバイスします。自社のルールが煩雑だし効率が悪いと感じている人こそ、外部に依頼しづらいと感じていると思うんです。「なぜこんなやり方で仕事しているの」って思われるんじゃないか、とか。

けれど一見効率が悪いルールでも、それは企業ごとに紆余曲折して「これが最適」となったはずなんです。「最適」が正解になることもあれば、今の正解にはならないかもしれない。けれどそれを変える労力はとてもかかる。メリービズさんはそれをわかってくれて、ひとまず100％受け止めてくれると感じています。

あとは、メリービズさんにお願いできていることで離職防止にも役立っているのかなと。そういった課題があるチームにもおすすめできます。経理業務の中には地味で手間がかかるけど欠かせない業務がたくさんあり、一人で抱え込むとモチベーションの低下や離職リスクにつながりかねません。何より私自身、メリービズさんとご一緒することで、仕事が楽しくなりました。

経理の知識があるプロが、即戦力で入ってくれるのは業務の負担だけじゃなく、心理的負担も減るということは、強く伝えたいですね。　

ハリズリーの経理チーム。インタビューに応じていただきありがとうございました！